被開會纏住的大廠人

大廠人

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不在開會,就在去開會的路上

下午四點,吳均從一個會議上抽身,到會議室門口和前來洽談的乙方碰面。剛聊了五分鐘,她就不得不向對方致歉 —— 她得馬上趕去開下一個會。

相比抱著行動電話、筆記型電腦、紙質本子、中性筆趕場開會的同事,吳均的裝備相當輕便,她只帶了行動電話和智能辦公本。因此,當在十米開外看到電梯門緩緩合上時,她可以大步流星跑過去,擠進電梯間。這樣她就不用為下一班電梯等上好幾分鐘了。

吳均今年 32 歲,此前一直在傳統行業工作,半年前入職這家互聯網大廠擔任中層。跳槽時,她對 「大廠會多」 的現象略有所聞,但會議的頻率還是超乎她的預期。高峰時每天七八個會,閑時也有四五個。這對老大廠人來說也許已經習以為常,但對吳均而言,適應開會是她在新行業、新公司站穩腳跟的第一步。

作為部門領導,吳均要和自己帶領的團隊開會、和領導開會、和其它部門開會。這次會議的決議是下一次會議的討論起點,吳均得記下每個會議的內容,才能保證工作不脫節。她嘗試過很多記錄方法:電腦打字記錄,敲擊鍵盤的聲音會影嚮開會;手寫記錄,速度常常跟不上與會者的語速;行動電話打字記錄,屏幕太小,並且一直看行動電話會給別人不夠尊重的印象;用錄音筆,想回聽重點段落時實在難以在長達幾個小時的錄音裡準確定位。吳均只能多管齊下,效果仍然不佳。有一次,她記混了兩個項目的交付時間,差點釀成事故,被領導好一頓斥責。吳均對好友感嘆,這第一步真是不好走。

溫言正在開今天的第三個會。自去年進入知春路某大廠,開會就成了她的日常。組內周會、部門周會、項目周會…… 繁多的名目背後,是無數需要溝通商議的工作。用大廠的黑話來說,叫 「對齊」、「賦能」、「細化顆粒度」。

訂會議室成為一個難題。溫言所在的辦公樓每層都有會議室,總量並不少,但在龐大的會議數量面前只是杯水車薪。她需要提前一周到一周半在系統內預定,才能保證成功。開會時提前至少 5 分鐘到會議室門口,點擊專用屏幕上的按鈕確認。

如果有臨時會議,就只能碰運氣。系統每半小時會釋放出此前被預定、但沒有按時確認的會議室,供大家爭搶。

此前溫言在媒體工作,每周只開一次選題會。初到現在的公司時,她一度極不適應這裡的會議頻率。有時遇到突發情況,晚上 11 點也會被召集開會。剛回到家的同事們依靠視頻連接,繼續討論。「沒辦法,大家一起卷。」

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圖說 | 工位空蕩蕩,員工都在會議室

某大型電商平臺的陳靜也經常為訂會議室發愁。公司的很多會議室提前一天才開放,搶不到是常有的事。為此,她加入了專門借會議室的微信群。大家在群裡相互詢問誰有空閑的會議室,用奶茶 「賄賂」 求借。群裡無人回應的時候,她會進系統看都有誰訂了會議室,然後群發幾十條資訊,親呢地稱呼收信方 「小仙女」,問能否把不用的會議室借給自己。

有少量會議室是某些部門專用的,不進入預訂系統。方法用罄也沒能在系統裡搶到會議室的時候,陳靜和同事們會跟那些部門打招呼,借用它們空置的會議室。這時就得加快會議進度,因為隨時有可能被 「正主」 或另一撥借用的人打斷。有同事問開多久,主持人半開玩笑地說,這取決於甚麼時候被趕走。

開會不是新鮮事物,但會議變成工作中不可缺少的一部分,是在分工越來越精細、職務層級越來越多、人們需要大量協作溝通後。在大廠,由於業務種類多、複雜度高,分工的精細化尤為顯著,員工層級也格外複雜。同層級間的協作會、跨層級的匯報會…… 員工成為長鏈條上的一環,只有隨時把自己嵌入鏈條,才能保證它的正常運轉。加上在不斷攀升的 kpi 的要求下,大廠的機構規糢日益膨脹,員工越來越多,各類讓大廠人彼此連結的會議應運而生。

楊濤原來在某知名大廠工作,會議多到占用了大部分上班時間,自己的活只能在下班後和休息日幹。長期的過度疲勞侵蝕著健康,直到有一天,楊濤在開會時看著同事在自己面前倒下去。耳聞目睹幾次這樣的事件後,他決定,「不能要錢不要命。」 盡管公司的股價當時正在節節攀升,楊濤還是離開了。

但跳槽到另一家大廠的楊濤依然逃不掉開會。升為中層後,他不用再操心搶會議室,會卻也更多了。上周一,他開了 4 個會,周二 7 個,周三 5 個,其中有半數是線上會議。技術的進步,讓開會不再囿於會議室內。有幾個線上會議,楊濤是在出租車上參加的。他感慨:「在大廠,開會就像空氣,不可避免。」

逐漸適應會議的大廠人

溫言逐漸習慣開會,是在一次小小的工作摩擦後。

事件是這樣的:別的部門的一個員工在微信上找溫言談工作,溫言沒有太在意,回覆時措辭不夠嚴謹。對方很快就拿聊天記錄作為憑證,找溫言的領導理論。

遭遇這次微型職場 「宮鬥」 後,溫言感到,開會是有必要的,交流風險也更小。面對面開會時,彼此不會過分挑剔措辭,發言可以更直接、大膽。

部門周會曾經也令溫言頭疼。她所在的部門有二三十人,周會要求逐一總結自己一周的工作,有的同事愛表現,發言時事無巨細,會開下來得半天。溫言覺得,太浪費時間了。輪到她的時候,她總是只揀幹貨簡要說完。

不過很快,溫言也開始提前一天整理自己的工作內容,為周會做精心細致的準備。原因是相熟的同事委婉提醒她,說平時大家各自忙碌,在周會上好好發言,能讓領導和同事看到自己的工作能力與成效。果然,這麼做了以後,溫言負責的項目在周會上得到了領導的肯定。

被開會折磨了一個多月後,吳均在朋友的推薦下入手了一個科大訊飛智能辦公本。第一天使用她就發現,這款辦公本能夠幫助她大幅提升開會效率。它擁有錄音實時轉文字的功能,開會時,吳均按下辦公本的錄音鍵,與會者的發言就轉化成文字,即時顯示在屏幕上方。偶爾出現轉化錯誤,可以馬上手動更正。屏幕是手寫屏,下方有 10 行工整的橫格,吳均可以用配套的電磁筆,手寫記下要點。10 英寸的大小足夠令眼睛舒適,攜帶也方便。黑色外觀穩重大方,契合她的年齡和職位;錄音、書寫時都靜默無聲,予人良好的觀感。結束錄音後,文字可以以 word 或 pdf 的格式導出,無線傳輸到電腦上,方便整理、編輯。有不清楚的地方可以隨時在辦公本上回放錄音,只要點擊文字,辦公本就會定位播放相應的那段錄音。

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圖說 | 吳均的科大訊飛智能辦公本在工作中

有了辦公本後,吳均的工作效率大大提升。會議結束後,她會迅速利用辦公本整理出要點:項目的重要時間節點、對團隊的工作安排、和其它部門協作的進度計劃。等到下一次開會的時候,這些都會幫助她迅速進入議程。現在,吳均再也不擔心錯記、漏記重要資訊,開會實在太累時,她也會允許自己短暫地走走神。

陳靜則學會了運籌時間,見縫插針地開會。上周她被通知參加一個需要發言的會,會議時間是下午 2 點到 6 點,這與陳靜的部門會議時間重合。陳靜計劃,在那個會上發完言就回來開部門會。
預計的發言時間在 3 點半左右。當天下午 3 點,陳靜坐班車從自己所在的 1 號樓到開會的 4 號樓等待。出乎意料的是前面的議程被拉長,輪到陳靜發言時已經 4 點多,部門會議早已開始。她只好匆匆說完,趕緊又乘班車回來開部門會。
她尋找開會場地的能力也在提升。現在,陳靜上班第一件事就是進系統搶會議室,並且摸索出一套用自己手上有的時間段和別人交換的方法。沒有會議室的時候,她和同事們去園區食堂、咖啡館開會。為了盡量縮短會議時間,有時甚至站著開。

但仍有些會議是冗長的。碰到這樣的會議,尤其在進行和自己無關的議程時,陳靜會在筆記型電腦上處理自己的工作。溫言也是如此。比如有的項目周會,大家在平時協作時已經交流得很充分,周會上並沒有新內容可說,但按慣例仍需開。這時會議室裡就會出現一排低垂的頭,沒有人聽講,都在幹自己的活或是發獃。溫言形容這樣的場景:「身體在開會,靈魂和思想在幹別的。」 有時主講人會問,大家有甚麼意見嗎,那排低垂的頭抬起,又迅速低下躲避,害怕自己被點名發言。

楊濤的領導甚至為此發過脾氣。一次會議上,領導在講話,其他人都在埋頭 「幹私活」。領導先是要求大家集中註意力,眾人勉強聽講片刻後又故態複萌。被激怒的領導一拍桌子,吼道:「先聽我講完!」 這一拍的威力,讓疲憊的參會者們堅持到了會議結束。

這樣的 「摸魚」 行為在會議上盛行,也許並不能單純怪責參會者。斯坦福大學和微軟公司聯合開展的一項研究顯示:微軟員工在 30% 的會議上寫郵件,在 25% 的會議上寫文檔;會議時間越長,參會人數越多的會議,分心的可能性越大。大廠任務繁多,壓力沉重,員工在會上抽空處理自己的工作,或是神游片刻,似乎都是可以被理解的。

在很多線下會議因為疫情防控等原因轉到線上後,楊濤發現,與會者的註意力更分散了。發言者經常需要多次重複,才能回應此起彼伏的 「剛才說甚麼?沒聽見」 的詢問。失去了面對面交流的場域,與會者各自身處不同的環境,更加難以進入共同關註會議的氛圍。線上會議也因此變得比線下會更加長而低效。

一次參加線上會議,剛結束時溫言對坐在身邊的同事抱怨,這都講了些甚麼啊,甚麼也沒講。後來一同參會的同事告訴她,她忘了關閉自己會議端的聲音,所有還沒退出線上會議室的人都聽到了她的吐槽。雖然小小地 「社會性死亡」 了一把,不過溫言並不覺得自己說得有甚麼不對:「那個會本來就甚麼都沒講。」

會議進階學

溫言曾經認為,開會時可以比用文字交流時更直接、大膽,不過她很快發現,直接和大膽也是有限度的,需要包裹在一套心照不宣的 「話術」 裡。

互聯網大廠的 「黑話」 是話術的外殼。不懂 「鏈路」、「泛化」、「心智」 等詞語的用法,就無法在會議上聽懂別人的話。自己發言時如果不用黑話,會在別人的眼光中看到質疑。好在這對曾長期從事文字工作的溫言來說不算難,她很快就能熟練運用那些詞匯,消除了第一道 「工作壁壘」。

話術的內核,則是一個去除了情緒和個性的 「工作人格」。
在媒體就職時,溫言周圍多是崇尚思想自由、詞鋒犀利的文字工作者,她習慣了開會時因為一個選題的角度、一篇稿子的優劣和領導、同事激烈交鋒,事後誰也不會放在心上。進入大廠後她發現,那種會顯得自己 「有攻擊性」 的方式,在這裡是不合時宜的,她需要使用被柔化過的語言和態度。

在這裡的會議上,溫言不會聽到直接的否定。「這個方案不好」,說出來變成 「這個方案如果能稍微完善一下會更好」;「你的進度太慢影嚮了整體」,要說成 「希望你能提高一下這個項目在你那裡的優先順序。」 溫言總結:「話術一定要完善,不要給別人露出破綻,要表現出你很配合,同時還要爭取自己的利益。」 比如,開會時被分配到不屬於自己職責範圍的工作,她從不會徑直拒絕,而是會跟對方說 「你列出需求清單,讓我看看我能做甚麼。」「不能顯得自己不 nice,不是個好的合作者。」

開會就像整個職場生活的縮影,人們在其中相互試探、博弈,一面協作一面爭鬥,同時還要保持良好的形象。而職場的權力結構,也會滲透到會場上。

在楊濤看來,自己跳槽前的大廠比較註重平等、高效,而現在所在的大廠更在意層級、規矩。比如,溝通的雙方必須層級一致。一個小組的副組長不能直接找其它小組的組長對話,得請自己的組長出面。

這樣的風氣也體現在開會上。楊濤參加過的很多項目會,大家都希望聽項目的實際操作人多發言,但會議總是被領導們的講話占去大量時間:大領導、部門領導、項目總監、組長…… 楊濤覺得:「很多人此時的觀點表態更像是在討好上級。」 每個人都在這個閉環裡努力轉動,從來沒有人敢於質疑它運轉的方式和速度是否適當。

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圖說 | 開會像整個職場生活的縮影

楊濤當上中層後,經常成為會議的召集者。他沒有忘記自己從前對那些冗長、低效會議的反感,盡量不開自己認為不必要的會,開會時長也控制在一小時內。但有一天,他還是聽見一個新入職的員工小聲嘟囔:會是不是太多了?

下午六點,開完這天的第七個也是最後一個會,吳均導出科大訊飛智能辦公本中的記錄,在電腦上整理好自己需要的重點。辦公本像一個專屬助理,幫她走穩了切換賽道後的第一步。現在,吳均下班的時間也提前了,她可以早些回家陪伴 3 歲的兒子。和兒子一起玩滑板時吳均覺得,飛馳的體驗真好,就像那麼多工作負擔被輕松化解的感覺一樣。

* 文中人物均為化名

來源:真實故事計劃 微信號:zhenshigushi1

 

    

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